Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) gromadzi dane na temat spółek prawa handlowego, stowarzyszeń fundacji oraz innych podobnych organizacji. Jego zadaniem jest udostępnianie kluczowych informacji o tych podmiotach, a zgodnie z zapisami ustawy o KRS zawsze powinny one być aktualne. Podmioty wpisane do tego rejestru muszą aktualizować dane w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Co natomiast stanie się w przypadku dokonania zgłoszenia po terminie? Wyjaśniamy!
Spis treści
Zmiany w KRS – kiedy należy zaktualizować dane?
Dane przechowywane w KRS dotyczą przede wszystkim formy i zakresu działalności, siedziby spółki oraz wspólników i członków zarządu. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek ich aktualizacji zgodnie ze stanem faktycznym. Należy zgłaszać w szczególności zmiany w obrębie:
danych wspólników,
adresów do korespondencji członków zarządu lub wspólników,
zakresu działalności spółki (kodów PKD),
zapisów umowy spółki,
sposobu reprezentacji podmiotu,
zakresów udzielonych pełnomocnictw,
adresu do e-doręczeń elektronicznych.
Zgodnie z Ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym obowiązuje termin 7 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające aktualizację wpisu. Praktyka pokazuje jednak, że wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten obowiązek. Jakie konsekwencje grożą za zgłoszenie zmian do KRS po terminie?
Zgłoszenie zmian do KRS po terminie – konsekwencje prawne
W Ustawie o KRS nie uwzględniono zapisów mówiących o konsekwencjach przekroczenia 7-dniowego terminu zgłoszenia zmian. Jeśli jednak przedsiębiorca zostanie „przyłapany” na takiej praktyce, musi się liczyć z surowymi konsekwencjami.
W przypadku, gdy sąd rejestrowy stwierdzi, że wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały dostarczone w terminie, przedsiębiorca otrzyma wezwanie do ich złożenia z dodatkowym 7-dniowym terminem. Jeśli w wyznaczonym terminie wymagane czynności nie zostaną dokonane, sąd nałoży grzywnę w wysokości do 15 000 zł. Warto mieć również na uwadze, że grzywna może być wielokrotnie ponawiana, aż do sumy miliona złotych w danej sprawie. Jeśli jednak czynności wskazane w wezwaniu zostaną przeprowadzone (nawet po terminie), niezapłacone do tej pory grzywny zostaną umorzone. Co istotne, w takim przypadku grzywny już zapłacone albo wyegzekwowane przez komornika nie podlegają zwrotowi.
To jednak nie koniec potencjalnych problemów wynikających ze zgłoszenia zmian do KRS po terminie. Jeśli sąd rejestrowy stwierdzi, że istnieją ku temu ważne powody, może orzec o rozwiązaniu spółki osobowej i ustanowieniu likwidatora. Może się tak zdarzyć, jeśli firma nie wywiąże się z obowiązku złożenia wniosku o zmianę danych lub wymaganych dokumentów mimo wezwań oraz nałożonych grzywien. Sąd rejestrowy może także wszcząć postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego – zarówno w przypadku spółki osobowej, jak i spółki kapitałowej.
Zgłoszenie zmian do KRS po terminie – utrudnienia w funkcjonowaniu firmy
Zgłoszenie zmian do KRS po terminie może nieść jednak za sobą również inne przykre konsekwencje dla biznesu. Są one związane przede wszystkim z utrudnionym funkcjonowaniem organizacji. Niezgodność danych widniejących w KRS z tymi, które zawarte są w umowie, może utrudniać zawieranie jakichkolwiek kontraktów. Tym samym brak niezbędnej aktualizacji danych w KRS może pozbawić firmę lukratywnej współpracy. Dlatego jak najszybsze zgłoszenie zmian do KRS zdecydowanie leży w interesie przedsiębiorcy.
Zgłoszenie zmian do KRS po terminie – podsumowanie
Zgłoszenie zmian do KRS po terminie może nieść za sobą szereg niepożądanych konsekwencji. O ile pojedynczy błąd w tym zakresie można łatwo naprawić, o tyle wielokrotne zaniedbywanie obowiązku aktualizacji danych w rejestrze może prowadzić nawet do rozwiązania spółki z urzędu oraz nałożenia wysokich kar finansowych. Ze względu na potencjalne utrudnienia w funkcjonowaniu firmy przy niezgodności danych w KRS ze stanem faktycznym, zaleca się zgłaszanie wszelkich zmian jak najszybciej. Jeśli nie jesteś pewien, czy dane Twojej organizacji w KRS są aktualne, możesz je łatwo zweryfikować na stronie www.krs-firma.pl.
