Każdy przedsiębiorca, zanim rozpocznie współpracę z nowym kontrahentem, powinien zweryfikować jego wiarygodność. Dokładne sprawdzenie powinno nastąpić przed nawiązaniem z nim stosunków handlowych. Jeśli zaniechamy weryfikacji potencjalnego kontrahenta przed transakcją, możemy narazić się w przyszłości na kłopoty związane m.in. z niewypłacalnością takiego klienta. Weryfikacji kontrahenta służą skuteczne narzędzia takie jak m.in. bezpłatne wyszukiwarki...
Spis treści
Jak zweryfikować kontrahenta – od czego zacząć?
Potencjalnego kontrahenta można sprawdzić na wiele sposobów. Jeśli dana osoba prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, jest wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to spis osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Prowadzony jest w formie teleinformatycznej i znajdują się w nim najważniejsze informacje dotyczące danego przedsiębiorcy. Spis ma postać prostej wyszukiwarki. Wystarczy wpisać w nią NIP lub REGON przedsiębiorcy albo imię i nazwisko osoby, której dane chcemy wyszukać. Najważniejszymi informacjami, które powinny zwrócić naszą uwagę, są m.in. miejsce wykonywanej działalności oraz osoba, która jest przedsiębiorcą. Warto też sprawdzić, jak długo dana firma działa na rynku, czy wobec przedsiębiorcy nie została ogłoszona upadłość, nie prowadzone jest postępowanie restrukturyzacyjne czy naprawcze.
Każda zarejestrowana spółka handlowa posiada wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a konkretnie w Rejestrze Przedsiębiorców. Narzędziem, które pozwala sprawdzić naszych kontrahentów prowadzących działalność w takiej formie, jest zatem wyszukiwarka KRS. Dzięki niej można znaleźć danego kontrahenta po numerze NIP, REGON lub numerze KRS. Analizując dane kontrahenta zawarte w KRS, warto zwrócić uwagę m.in. na siedzibę spółki i jej adres, sposób reprezentacji czy w przypadku spółek kapitałowych takich jak spółka z o.o. czy akcyjna – wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego. Przeglądając informacje, warto również sprawdzić ewentualne wpisy dotyczące ogłoszenia upadłości czy otwarcia postępowania likwidacyjnego takiego podmiotu.
Weryfikacja kontrahenta – biała lista VAT
Zanim staniemy się stroną transakcji, warto sprawdzić kontrahenta pod każdym kątem – także jego statusu jako podatnika podatku VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami weryfikacja kontrahenta jest obowiązkiem podatnika. Ministerstwo Finansów zapewnia jednak skuteczne narzędzie do tego, aby weryfikować klientów na własną rękę. Jest nim tzw. biała lista VAT. Jest to dostępny online wykaz zarejestrowanych podatników VAT, niezarejestrowanych, jak również wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. W wykazie znajduje się aktualny na dzień weryfikacji status VAT kontrahenta. Aby sprawdzić w należyty sposób status podmiotu, należy w wyszukiwarce Portalu Podatkowego wpisać numer rachunku bankowego, Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), REGON lub nazwę podmiotu. Aby sprawdzić przyszłego kontrahenta, nie trzeba się rejestrować w systemie. Można dzięki temu zweryfikować, czy dana firma jest czynnym podatnikiem podatku VAT oraz czy podane przez nią dane są zgodne z danymi ujawnionymi w systemie. Porównując dane, które kontrahent przedstawił, z informacjami zawartymi w wykazie, możemy potwierdzić jego wiarygodność lub mu jej odmówić.
Jak sprawdzić, czy kontrahent ma długi?
Kolejną ważną kwestią w zakresie weryfikacji potencjalnego partnera biznesowego jest ustalenie, czy terminowo wywiązuje się z zobowiązań. Nie tylko publicznoprawnych wobec urzędu skarbowego czy ZUS, ale także wobec kontrahentów. Jedną z instytucji, gdzie możemy sprawdzić wiarygodność kontrahenta jest Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A. Jest to podmiot, który zbiera, gromadzi i udostępnia dane o długach firm oraz terminowych płatnościach przedsiębiorców i konsumentów. Instytucja działa w oparciu o przepisy ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. BIG InfoMonitor S.A. prowadzi Rejestr Dłużników BIG, w którym możemy sprawdzić wiarygodność płatniczą naszych kontrahentów. W Raporcie rozszerzonym z BIG InfoMonitor oprócz długów i terminowych parności możemy zobaczyć dane z Biura Informacji Kredytowej (BIK) i Związku Banków Polskich, które uzupełniają obraz wiarygodności finansowej wybranego podmiotu. Dodatkowo raport można wzbogacić danymi z wywiadowni gospodarczej współpracującej z BIG InfoMonitor. Do pobrania raportu rozszerzonego z BIG InfoMonitor potrzebne jest upoważnienie weryfikowanej firmy.
Weryfikacja kontrahenta zagranicznego
Nawiązanie relacji biznesowych z klientem z zagranicy daje możliwość zaistnienia na rynkach międzynarodowych. Jednak to również większe ryzyko niż w przypadku partnerów krajowych. Dlatego przed nawiązaniem współpracy z zagranicznym kontrahentem warto sprawdzić jego wiarygodność. Do dyspozycji mamy kilka źródeł. Jednym z nich jest portal e-justice europa. Znajdują się tu informacje na temat przedsiębiorców działających na terenie państw Unii Europejskiej. W narzędziu tym można sprawdzić m.in. czy firma faktycznie istnieje.
Kolejnym rozwiązaniem może być VIES – VAT information exchange system. Jest to internetowy system wymiany informacji o VAT. Umożliwia weryfikację numeru VAT podmiotów gospodarczych zarejestrowanych dla potrzeb transakcji transgranicznych. Chcąc sprawdzić czy potencjalny kontrahent z zagranicy posiada status podatnika VAT UE, wystarczy użyć wyszukiwarki znajdującej się na stronie Komisji Europejskiej. Wpisując państwo członkowskie oraz dane kontrahenta, można uzyskać informację czy dany podmiot posiada status podatnika VAT EU czy takim podatnikiem nie jest.
Odpowiednia weryfikacja kontrahenta powinna być nieodłącznym elementem działalności firm. Kompleksowe sprawdzenie, zwłaszcza nowego kontrahenta, winno stanowić priorytet każdego przedsiębiorcy. Nie jest to obowiązkiem, a jedynie dobrą praktyką, którą każdy przedsiębiorca powinien wprowadzić w swojej firmie jako regułę postępowania w nawiązywaniu i utrzymaniu relacji biznesowych.
