Co do zasady przedsiębiorcy mają obowiązek płacić podatek VAT. Jednak w praktyce, prawo zwalnia niektóre rodzaje działalności lub przedsiębiorców z tego obowiązku. Na przykład podatku VAT nie trzeba płacić, jeśli roczne przychody firmy nie przekraczają wartości 40 tys. euro. Podatku VAT nie muszą też płacić przedstawiciele zawodów medycznych, psycholodzy, nauczyciele czy też świadczący niektóre usługi finansowe.
Ze względu na te zwolnienia nie można wychodzić z założenia, że każdy jest płatnikiem VAT i dlatego każdorazowo należy sprawdzić swojego nowego kontrahenta.
Spis treści
Dlaczego muszę sprawdzać, czy kontrahent jest płatnikiem VAT?
Obowiązek sprawdzenia, czy kontrahent jest płatnikiem VAT, ustawodawcy przerzucili na przedsiębiorców. Nie ma wprawdzie za to żadnej kary, jednak możemy się narazić na przykrą konsekwencję w postaci niemożności odliczenia podatku VAT od takiej faktury. Dla firmy, która jest VAT-owcem, często jest to wymierna strata.
Co to jest „biała lista VAT”?
Ustawodawca przerzucając na przedsiębiorców konieczność weryfikacji statusu płatnika VAT, udostępnił jednocześnie narzędzie w postaci „białej listy VAT”.
Biała lista podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów gospodarczych zarejestrowanych jako podatnicy VAT, który służy firmom do sprawdzania wiarygodności kontrahentów. Wszyscy przedsiębiorcy przed wykonaniem płatności na podstawie faktury VAT, zobowiązani są do sprawdzania na białej liście, czy dostawcy są czynnymi podatnikami tego podatku. Zgodnie z ustawą płatność za taką fakturę powinna się odbyć wyłącznie na numer rachunku bankowego znajdującego się na białej liście.
Biała lista pozwala przede wszystkim na sprawdzenie:
czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
numeru rachunku bankowego kontrahenta.
dlaczego odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT
Baza ta jest ogólnodostępna i darmowa. Dla przedsiębiorców bardzo istotną jej funkcjonalnością jest to, że umożliwia weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień i uwzględnia dane z pięciu lat wstecz.
Elektroniczna baza danych, która zawiera listę podatników VAT znajduje się pod tymi adresami:
BIP MF - https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
Jakie informacje zawiera biała lista VAT?
Rejestr podatników VAT nazywany „białą listą” zawiera:
nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany
status podmiotu:
w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany
numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany
adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej
daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VATnumery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Jak zmniejszyć ryzyko, gdy okaże się, że kontrahent nie jest płatnikiem VAT?
Transakcja z kontrahentem, który nie jest płatnikiem VAT, skutkuje niemożnością odliczenia go potem.
Jeśli przedsiębiorca wyśle zapłatę za towar lub usługę kontrahentowi, który nie jest czynnym podatnikiem VAT, wówczas kupujący nie odliczy tego VAT w kosztach podatkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku transakcji z nieczynnym podatnikiem VAT, nie zostaje pobrany i nie jest przekazywany urzędowi skarbowemu podatek VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca może jedynie odliczyć koszty zakupu towarów lub usług bez VATu w kosztach podatkowych.
Jeśli jednak płatność powyżej 15 tys. zł zostanie wysłana za pomocą „split payment” na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT, wówczas umożliwia to płacącemu zaliczenie tej płatności do kosztów podatkowych. Dodatkowo wyłącza to odpowiedzialność solidarną płacącego za podatek VAT wynikający z tej faktury.
„Split payment” to tzw. mechanizm podzielonej płatności. Polega na tym, że płatność za towar lub usługę, nie trafia w całości na rachunek odbiorcy, ale zostaje rozdzielona na kwotę netto i podatek VAT. Kwota netto trafia na rachunek sprzedawcy, a kwota podatku VAT - na jego rachunek VAT.
