Działalności gospodarcze prowadzone w formie spółek prawa handlowego mają obowiązek rejestracji w Krajowym Rejestrze Handlowym (KRS). Musi w nim być odnotowana także każda zmiana związana np. z zakresem danej działalności czy też danymi wspólników. Dowiedz się, jak długo trwa zmiana danych w KRS i jak to zrobić.
Spis treści
Kiedy jest wymagane zgłoszenie zmian do KRS?
KRS to rejestr zawierający informacje m.in. o wspólnikach i członkach zarządu, siedzibie spółki czy formie i zakresie działalności. Jeśli jakakolwiek z tych rzeczy ulegnie zmianie, należy dokonać aktualizacji wpisu poprzez złożenie odpowiedniego wniosku i przekazanie aktualnych danych. Jakie dokładnie dane należy aktualizować w KRS? Są to przede wszystkim:
dane wspólników,
adresy do korespondencji członków zarządu, wspólników,
zakres działalności spółki (kody PKD),
zapisy umowy spółki,
sposób reprezentacji podmiotu,
zakresy udzielonych pełnomocnictw,
adres do e-doręczeń elektronicznych.
Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym mówi, że na zgłoszenie tego rodzaju zmian jest 7 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające dokonanie wpisu.
Brak zmiany danych w KRS – konsekwencje
W przepisach nie określono jednoznacznie, jakie konsekwencje grożą za przekroczenie 7-dniowego terminu zmiany danych w KRS. Jednak w praktyce może to skutkować nałożeniem grzywny, a w przypadku dalszego uchylania się od realizacji obowiązków nawet rozwiązaniem spółki z urzędu. W interesie organizacji leży również, aby dane zostały zaktualizowane jak najszybciej. Nieaktualne informacje mogą bowiem powodować szereg problemów przy codziennym funkcjonowaniu firmy.
Przykładowo utrudnione może być zawieranie umów – druga strona oczekuje, aby widniały na niej te same osoby, które są wpisane w KRS. Brak zmiany aktualizacji wspólników czy członków zarządu może zatem uniemożliwić zawarcie jakiegokolwiek kontraktu. W takim przypadku niemożliwe może być też złożenie obowiązkowego sprawozdania finansowego. Składa się je wyłącznie w formie elektronicznej z potwierdzeniem podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym, które muszą być zgodne z danymi widniejącymi w KRS.
Należy również uwzględnić, że zmiana danych w KRS nie odbywa się natychmiast po złożeniu wniosku o jej uwzględnienie. W okresie przejściowym, to znaczy przy oczekiwaniu na zmianę wpisu, dane w KRS i dane faktyczne będą się różnić. W związku z tym wielu przedsiębiorców zastanawia się, ile czasu musi upłynąć od zgłoszenia zmian do KRS, aby zostały one uwzględnione.
Zmiana wpisu w KRS – czas oczekiwania
Nie można jednoznacznie określić, jak długo trwa zmiana wpisu w KRS. Czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku jest ustalony w ustawie o KRS na 7 dni. Oznacza to, że najpóźniej 7 dnia od zgłoszenia referendarz sądowy bądź sędzia podejmuje decyzję i wydaje postanowienie. Jest ono jednak następnie przepisywane na urzędowy formularz, a następnie wysyłane do spółki. Jeśli wniosek wymaga poprawienia lub uzupełnienia, cała procedura się wydłuża. Dlatego należy się upewnić, że składany wniosek jest poprawny i kompletny.
W praktyce jednak zmiana danych w KRS może trwać znacznie dłużej. Obecnie bowiem występują spore problemy z platformą eKRS. Od 2021 roku dokonuje się zgłoszenia zmian do KRS elektronicznie. Teoretycznie jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ale w praktyce występują spore problemy z działaniem systemu. W związku z tym okres oczekiwania na zmianę danych w KRS jest wydłużony. Czas ich wprowadzania zależy w znacznej mierze od tego, jak długa jest kolejka oczekujących w danym okręgu. Nieustannie trwają też intensywne prace nad platformą eKRS i jej udoskonaleniem. Docelowo każda zmiana danych w KRS ma być odnotowywana błyskawicznie. Jednocześnie platforma elektroniczna zapewnia łatwy dostęp do danych, które można zweryfikować w każdej chwili.
